Quanto tempo perde un amministratore al telefono

Chiedi a un amministratore di condominio dove va il suo tempo e quasi sempre la prima risposta è: al telefono. Non per una chiamata lunga e importante, ma per il gocciolio continuo di telefonate brevi che spezzano ogni cosa che provi a fare. Vale la pena capire dove finisce quel tempo, perché buona parte si può recuperare.

Dove va il tempo, davvero

Se registri le chiamate di una settimana e le dividi per tipo, salta fuori uno schema che si ripete in quasi tutti gli studi.

Una fetta grande sono richieste di informazioni ripetute. “A che punto sono i lavori?”, “quando passa il tecnico?”, “è arrivato il preventivo?”. Domande legittime, ma con risposte che esistono già da qualche parte.

Un’altra fetta sono aggiornamenti di stato che potresti dare una volta sola e che invece dai dieci volte, a dieci condòmini diversi, sullo stesso intervento.

Poi c’è il rumore di fondo: lamentele che si esauriscono nello sfogo, chiamate per cose che non ti competono, telefonate arrivate sul tuo numero per sbaglio. Singolarmente durano poco. Sommate, sono la voce più pesante.

La parte che richiede davvero la testa di un amministratore, quella per cui hai studiato e ti pagano, è in genere la minoranza delle chiamate.

Perché è peggio di quanto sembri

Il costo non è solo la durata della telefonata. È l’interruzione. Ogni chiamata che arriva mentre stai preparando un bilancio o un’assemblea ti costa la telefonata più il tempo per rientrare in quello che stavi facendo. È questa la ragione per cui certe giornate finiscono senza che tu abbia chiuso niente di importante, pur avendo lavorato senza sosta.

Come recuperare la parte più grande

Non assumendo, e nemmeno rispondendo più in fretta. Recuperando le chiamate che non richiedono te.

Le richieste di informazioni ripetute possono avere una risposta automatica, se chi risponde ha accesso allo stato delle pratiche. Gli aggiornamenti ripetuti possono partire una volta e raggiungere tutti. Il rumore di fondo può essere filtrato prima ancora che arrivi a te.

È il lavoro di una segreteria telefonica per condominio che non si limita a registrare un messaggio, ma parla con il condòmino, capisce cosa serve, risponde a quello che può e fa salire a te solo ciò che conta. Le chiamate continuano ad arrivare, ma smettono di arrivare addosso a te.

Il caso limite: chi chiama troppo

C’è poi quel condòmino che da solo vale una buona parte delle telefonate della settimana. Gestirlo senza diventare scortese né perderci le giornate è un problema a sé, e ne abbiamo parlato in quando un condòmino chiama troppo.

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